Como usar o portal

Primeiro acesso

1. Abra o link do convite que a Balaroti enviou por e-mail e crie a sua senha.
2. Em um aparelho novo, depois da senha, o portal manda um código de 6 dígitos para o seu e-mail (vale 10 minutos). Marque Lembrar este aparelho para não pedir de novo por 90 dias.
3. Esqueceu a senha? Use Esqueci a senha na tela de entrada.

Cada pessoa da sua empresa tem o próprio acesso. O que cada um vê (logística, comercial, financeiro) foi definido pela Balaroti no convite.

Tela inicial

• Cada cartão é um assunto. Os selos dentro do cartão mostram o que precisa da sua atenção (por exemplo "3 sem NF-e liberada").
• Clique no selo para abrir a lista já filtrada; clique no título do cartão para ver tudo.

Agendar entrega

Escolha uma das formas:

• Reservar vaga (NF-e depois): marque as OCs da entrega e o dia (a chegada é das 05:00 às 10:00). A NF-e você envia depois, em Meus agendamentos.
• Agendar com a NF-e: as notas que você já emitiu para OCs em aberto (informando a OC no xPed) aparecem em Notas que você já emitiu, com uma prévia da conferência: clique em Adicionar. Ou informe a chave, o número ou o XML. As OCs vêm da própria nota. Se a nota tiver divergência com a OC, justifique ali mesmo.

Para achar a OC, digite o número em Nº da OC ou ligue Só as livres. OC com a chegada prevista já vencida aparece como atrasada. Em Reservar vaga, o total marcado fica no rodapé da tela, com o botão Escolher o dia.

1. Escolha o dia (respeitando a antecedência mínima mostrada na tela). Dia com poucas vagas mostra quantas sobram; dia lotado aparece apagado. Não há horário para escolher: a tela mostra o horário de chegada (das 05:00 às 10:00).
2. Informe transportadora, placa e volumes, se souber, e clique em Revisar e confirmar: confira o resumo, marque que leu as regras da entrega e confirme.
3. O agendamento fica Aguardando Compras até a Balaroti confirmar a vaga. Você recebe um e-mail.
4. Use Comprovante para o motorista (também em Meus agendamentos): imprima ou mande para o celular do motorista. Na portaria, ele informa o protocolo.

A vaga confirmada é uma reserva: a descarga só é liberada quando a NF-e da entrega confere com a OC (ou quando Compras aceita a sua justificativa).

Transportadora

Se você é o fornecedor: em Transportadoras (tela inicial) autorize a transportadora que leva as suas mercadorias. Ela passa a agendar a entrega das suas OCs e a enviar as NF-e, mas não vê preço, valor da OC, o PDF da OC, verbas nem propostas. Você pode revogar quando quiser (as entregas que ela já agendou continuam). A entrega agendada pela transportadora aparece em Meus agendamentos como Carga: só ela altera ou cancela.

Se você é a transportadora: em Agendar entrega, bipe o código de barras da DANFE ou digite a chave de cada nota que vai no caminhão. Pode misturar notas de vários fornecedores, em qualquer ordem (e colar várias chaves de uma vez). Cada nota é conferida na hora: a nota de um fornecedor que não autorizou você, ou com divergência com a OC, não entra e as outras seguem. Abaixo do campo aparecem as notas em que a sua transportadora está no XML e que ainda não foram agendadas: um clique adiciona. Escolha o dia (chegada das 05:00 às 10:00) e informe a placa. Ocupa uma vaga só.

Nota ainda não emitida? Use Reservar vaga: marque as OCs dos fornecedores que autorizaram você e garanta o horário; a descarga é liberada quando as NF-e forem conferidas.

Cota: a Balaroti combina com a transportadora quantos caminhões por dia ela pode trazer e a janela de recebimento (por exemplo, 10 cargas das 05:00 às 10:00). O portal só mostra os dias e horários dentro da cota e avisa quando a cota do dia acabou. O mesmo caminhão (mesma placa) no mesmo dia conta uma vez.

Meus agendamentos e a NF-e

1. Cada entrega mostra a situação da vaga e da NF-e ("Falta validar a NF-e", "NF-e conferida", "Divergência justificada"...).
2. Na entrega sem NF-e liberada, clique em Enviar NF-e, informe a chave ou o número da nota (ou envie o XML) e veja o resultado. Se você já emitiu a nota informando a OC (campo xPed) e ela já chegou à Balaroti, o botão vira Validar NF com o número dela: é só clicar. Se a prévia já mostra divergência, o botão vira Ver divergência NF e um aviso vermelho aparece no topo e no início do portal, para você corrigir antes de o caminhão sair.
3. Sem divergência, a descarga fica liberada. Com divergência, o botão vira Ver divergência: corrija a nota ou justifique.

• A lista abre nas Próximas entregas; as dos últimos 30 dias ficam em Anteriores.
• A linha do tempo de cada entrega mostra onde ela está: pedido enviado, vaga confirmada, chegou, em conferência e recebido.
• Comprovante: o comprovante da entrega para o motorista. Planilha: a lista da tela para o Excel (também em Ordens de compra e nas validações de NF-e).
• Reagendar ou Cancelar pelos botões embaixo da entrega, enquanto ela não chegou.
• Pedido Recusado: use Agendar de novo, que abre o Agendar com as mesmas OCs já marcadas.
• Não há prazo para enviar a NF-e: dá até a chegada na portaria. Mas sem ela a descarga não é liberada.

Se a nota for de outra OC, o portal avisa que ela não libera aquela entrega. Confira se escolheu a nota certa.

Ordens de compra

1. Em Ordens de compra ficam as OCs em aberto com a Balaroti. O PDF é o mesmo que o comprador envia por e-mail.
2. OC nova (ou reenviada depois de uma alteração) aparece destacada e com o selo nova, também no início do portal.
3. Abra a OC em Ver PDF e clique em Confirmo o recebimento. O comprador vê no ERP que você abriu e confirmou.
4. Preço da OC desatualizado? Clique em Propor preço (perfil Comercial): a proposta abre só com os itens da OC e o preço de cada um nela. Aprovada por Compras, muda o seu preço de tabela e o desta OC, e o PDF novo aparece aqui. Uma proposta por OC de cada vez, e só para OC sem recebimento (depois que a Balaroti recebe parte dela, o preço da OC não muda mais).

OC sem PDF: o comprador ainda não publicou. Se precisar, peça a ele.

Divergência e justificativa

• A conferência é a mesma do recebimento da Balaroti: produto, OC, preço, ICMS, IPI, ICMS-ST, quantidade x saldo da OC e prazo das duplicatas.
• Diferença combinada com o comprador? Escreva em Justificar a divergência e envie: Compras aceita ou recusa.
• A resposta aparece em Validações dos últimos 60 dias e como aviso em Meus agendamentos. Ali fica uma linha por nota, com a validação que vale (a mais recente); as anteriores ficam na seta da linha. Validar a nota de novo substitui a justificativa anterior.
• Justificativa recusada: corrija a nota (ou a OC com o comprador) e valide de novo.

Agenda fixa ou entrega agendada pela Balaroti

Se você entrega em dia fixo ou a entrega foi agendada pelo comprador, ela não aparece como agendamento seu no portal, mas a regra é a mesma: valide a NF-e antes de embarcar.

1. Em Meus agendamentos, clique em Valide a NF-e aqui.
2. Informe a nota. Com divergência, justifique para Compras analisar.

Preços e impostos

1. Escolha o código de fornecedor. Na grade, informe o preço novo ou o reajuste em %: vale para todas as regiões. Só os produtos que a Balaroti compra de você com preço diferente por região têm a seta: abra para mudar uma região só. IPI e NCM, se mudaram.
2. Ou use Planilha (Excel): importe a planilha de preços do seu sistema (.xlsx ou CSV) ou baixe o modelo, preencha e importe. O portal mostra as colunas que encontrou para você conferir.
3. Importar só preenche a grade. Revise e clique em Enviar proposta para Compras (vigência e justificativa).
4. Acompanhe em Minhas propostas: situação de cada produto, conversa com Compras e cancelamento enquanto estiver em análise. Proposta recusada: Copiar para nova abre a grade com os mesmos valores para ajustar e reenviar.

Nada muda na Balaroti até Compras aprovar.

Produtos novos

1. Informe o seu código do produto e a descrição como ela sai na sua NF-e (ou no seu catálogo).
2. Escolha a família e o tipo (e classe, tamanho, gênero, linha quando houver): os que você já usa aparecem primeiro; digite para buscar. Complete com o complemento (modelo, cor, acabamento). A descrição é montada como no cadastro da Balaroti.
3. Família não está na lista? Marque a opção e escreva a descrição.
4. Preencha EAN (ou marque "sem código de barras"), NCM, unidade, embalagem e preço.
5. Em Fiscal, para o PR e para SC, escolha a tributação: tributado (informe o ICMS de venda), substituição tributária (informe a MVA original e a alíquota interna; o CEST passa a ser obrigatório) ou isento / não tributado. Um produto é tributado ou tem ST no estado, nunca os dois: ao trocar, os campos do outro somem. Informe também o ICMS destacado na sua nota e o PIS/COFINS.
6. Por último, anexe ao menos uma foto (até 3) e, se tiver, a ficha técnica em PDF. Depois, envie.

Acompanhe em Meus pré-cadastros, no fim da página: quando Compras cadastrar, aparece o código do produto na Balaroti.

Verbas em aberto

• Verbas que a sua empresa tem a pagar à Balaroti, com vencimento e valor; as vencidas aparecem em destaque.
• Exportar CSV baixa a lista para o Excel.

Dúvidas frequentes

A vaga está confirmada. Por que a descarga não foi liberada?

Falta a NF-e da entrega conferir com a OC. Em Meus agendamentos, use Enviar NF-e; se houver divergência, justifique.

Validei a nota, mas a entrega continua sem NF-e liberada.

A nota pode ser de outra OC, ou não cobrir todas as OCs da entrega. O portal mostra o aviso ao validar pelo botão Enviar NF-e.

A minha nota não foi encontrada pelo número.

A Balaroti ainda não recebeu a nota da SEFAZ (pode levar algumas horas) ou ela é de outra empresa do grupo. Envie o arquivo XML.

Não recebi o código no e-mail.

Confira o spam e se o e-mail do convite está certo. O código vale 10 minutos; peça outro na mesma tela.

Quero mudar o preço de um produto que ainda não vendo para a Balaroti.

Use Produtos novos: Preços e impostos é só para produtos que a Balaroti já compra de você.